Job Description

Le Payroll & HR Operations Specialist est le referent en matiere de salaires, d'assurances sociales, plans de pension, impots, audits et de l'administratif y relatif pour l'ensemble des collaborateurs de Clarins en Suisse (CGI, Factofinance et Clarins SA). Il participe a la gestion de divers projets RH en lien avec la remuneration et les benefices sociaux.
Traitement salaires :

• Preparer les variables et autres elements de salaire pour le prestataire externe (250 collaborateurs/3 entites legales)
• Assurer le suivi avec le prestataire externe tout au long du process.
• Controler les variables et elements salaires saisis 1er run, 2eme run, 3eme run (avec le HRBP).
• Gerer le process post paie (transmission des donnees aux services comptabilite et controle de gestion).
• Assurer les clotures (mensuelles, trimestrielles et annuelles) et reconciliations des ecarts.
• Repondre aux questions des collaborateurs en matiere de salaire.
• Controler les certificats de salaire annuels et assurer le lien avec le prestataire externe.

Assurances sociales :

• Referent interne pour toutes les questions liees a la securite sociale suisse.
• Superviser les interactions avec les caisses de compensation, les assureurs LAA/PGM, l'Office cantonal, les prestataires LPP.
• Assurer l'etablissement des differents documents legaux : attestation chomage, allocations maternite et paternite, allocations familiales, AI et detection precoce.
• Assurer le suivi des indemnites maladie, accident, maternite et reconcilier les decomptes avec la comptabilite.
• Suivis des cas accident et maladie sur la plateforme Expertline.
• Repondre aux questions des collaborateurs (assurances, LPP).
• Assurer la gestion des RHT selon besoins.

Onboarding/ Offboarding :

• S'assurer que les collaborateurs entrants/sortants recoivent toutes les informations importantes et les aiguiller sur les actions administratives a prendre lors d'arrivees/departs (assurances sociales, plan de pension, chomage, etc.).

Gestion du temps :

• Suivre et mettre a jour les absences dans les systemes et s'assurer du respect du manuel du collaborateur et reglements internes (soldes vacances, heures supplementaires, travail jours feries/dimanche, reduction du droit aux vacances etc.).
• Gerer les provisions conges.
• Demander les autorisations de travail speciales (jours feries/dimanche).

Reporting et budget:

• Responsable de la production, extraction et structuration des donnees de couts salariaux de maniere anonymisee, permettant aux equipes Finance de reconcilier les comptes entre paie, comptabilite analytique et budget.
• En charge des previsions budgetaires RH, incluant les effectifs, augmentations salariales, provisions vacances et autres elements variables. (Ce role implique une maitrise avancee des flux de donnees RH, une forte capacitee d'analyse et une comprehension approfondie des logiques financieres interconnectees.).
• Produire des rapports divers selon les demandes et besoins (KPIs).
• Repondre aux diverses enquetes statistiques (OFS, donnees internes...).
• Gerer les audits (internes et externes), repondre aux questions des auditeurs, regroupement des donnees et documents, mise a jour des procedures a la suite des recommandations des auditeurs.
• Effectuer des audits internes proactifs pour prevenir les erreurs sur la paie, les cotisations sociales, la gestion des absences, etc.
• Construction de scenarios RH pour la direction : salaires, recrutements, taux d'augmentation, turnover, etc.

Administratif :

• Initier, traiter et assurer le suivi des divers documents administratifs (demandes/renouvellements de permis, etc...).

Legal :

• Suivre les evolutions legales en matiere d'assurances sociales, salaires, LPP, droit du travail.

Digitalisation & automatization:

• Developpement de macros et outils d'automatisation Excel pour : absences, provisions vacances, controles post-paie, analyses budgetaires, egalite salariale, etc.

Salary review:

• Participe a la revue salariale annuelle : Construction de solutions interactives (tableaux dynamiques, simulations, visualisations) pour faciliter l'exercice de revue puis reconciliation finale avec l'enveloppe budgetaire validee.

Gestion de projets:

• Contribuer a tous les projets visant a mettre a jour, optimiser, ou incluant une dimension paye/administration du personnel.

Education/Degree:

• Niveau Bachelor, Certificat et/ou Brevet Federal en Ressources Humaines ou diplome equivalent

Background including total years of experience

• Plus de 5 ans d'experience confirmee dans l'administration RH, la paie suisse, les assurances sociales et la gestion budgetaire RH.
• Expertise approfondie dans la gestion de la paie multi-entites, le controle de gestion sociale.
• Experience en mobilite internationale, couvrant les aspects fiscaux, sociaux, legaux et administratifs au niveau Suisse.

Technical skills:

• Maitrise avancee d'Excel (formules complexes, tableaux croises dynamiques, macros VBA) pour l'automatisation, l'analyse de donnees RH et la modelisation budgetaire.
• Tres a l'aise avec les systemes RH, notamment SAP SuccessFactors, Workday, Tipee et Trianon.
• Capacite a concevoir des outils interactifs (dashboards, simulateurs) pour la direction.
• Experience dans la gestion technique de projets SIRH : migration de donnees, tests, parametrage, coordination avec le siege et prestataires.

Languages:

• Anglais et/ou allemand un plus

Soft and Leadership Skills:

• Organisation, rigueur, forte capacite de gestion des priorites
• Excellente capacite d'analyse et aisance avec les chiffres
• Capacite a gerer plusieurs sujets au meme temps
• Tres fort sens du service client
• Polyvalence et bon esprit d'equipe, aisance relationnelle
• Orientation resultats & problem solving